BCPについて考える



本日(10/6)は台風18号が関東に直撃しました。

みなさんは大丈夫でしたか?

そこで、BCP(Business Continuity Plan)の概要について考えようと思います。

会社において重要なことは、

  • 社員が安全に活動できること
  • 適度にマニュアル化しておくこと

だと思います。

BCPとは

大雑把にいうと、「重要業務が中断しないように、平時から準備しておくこと」です。

そのために、現在の日本で重要なことは次のことでしょう。

  • 管理職の教育
  • 業務を管理できるようにする

管理職の教育

■事例1

今回の台風は、前日以前から「関東に直撃し危険」と言われていました。それなのに、判断を下している管理職は少ないようです。ちなみに、学校などは前日に決断しているようです。

■事例2

先日、栃木県で少し大きい地震があり、そこそこ長い時間揺れました。その日は、客先におり、更にその会社のお客様が来社して会議する予定でした。「大きめの地震だったので、お客様に会議を実施するか確認してみては?」と提案したところ「なんで?大丈夫でしょ?」という回答でした。

■事例3

東日本大震災(2011/3/11)の日、私は客先の現場に常駐していたのですが、あの揺れの中、社員は微動だにせず黙々と仕事をしていました。社員の中でサーバー等が大丈夫か心配したのはある管理職一人のみ…。

また、社員に「せめて外部の会社の女性だけでも返したらどう?」と聞くと、帰ってきた答えは、「うちの会社は部長が何か言わないと動いちゃいけないんです!」でした…。管理職等から指示が出たのは17:50くらいで、「今日は早めに帰るように、または、会社に泊まっていくように」でした。

大丈夫かどうかを、知識も管理能力もない人間が判断してはいけません。

判断するためには

  • 社内で確認
  • お客様に確認

をすべきです。

お客様によっては、こちらと異なる基準の指示がある可能性もあります。例えば、早く帰宅するように、と言った指示が出ている可能性もあります。

このようなことを正常に決断できるように、社員が継続して安全・健康・家庭優先で働き続けることができるように、管理職を教育する必要があります。

もちろんこれだけではなく、ウツ病や発作などの病気についての教育も必要でしょう。

業務を管理できるようにする

これはあたり前の仕事ですが、

  • 業務をマニュアル化

しておくことが重要です。

最近、下記のような反論を多く聞きます。

  • 常に最新化しなければならない
  • 文章作るのにも人件費が必要

提出資料ではないレベルでもかまわないのではないでしょうか?

マニュアル化は色々な方法があると思います。

例えば、

  • 社内掲示板的なものに追記していく
  • 手書きのメモで追記していく
  • Wordなどできっちり作る

とにかくなんでも構わないと思います。それを見ておおよそ業務が推測できれば良いと思います。その作成ばかりに時間をかけるのではなく、適度に作成するのが良いと思います。

後は、適度にコミュニケーションを取っていれば、代わりに業務を進めることは可能です。

弊社はお客様の業務をシステム化する際に、

  • アクティビティ図(業務フロー)
  • アクティビティリスト(業務フローの説明一覧)

を提案し、

  • 現在の業務のどこをシステム化し
  • 業務がどう変わり
  • トータルの作業時間がどれだけ変わるか

を理解頂くようにしています。

ITコンサルティングでは、このようなことも行っておりますので、一度、業務整理を兼ねて、相談してみることもおすすめします。


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